La WTS e il trattamento dei dati personali (Legge 31-12-96 n°675)

10 dicembre 1998

Cari fratelli,
...Lo scopo di questa lettera è quello di adeguare alla legislazione del nostro paese alcuni moduli che utilizziamo nel nostro servizio.
A seguito della legge 675/96 sulla "privacy" riguardante il trattamento dei dati personali, si rende infatti necessario apportare alcuni cambiamenti nell'uso di certi moduli che stiamo utilizzando.
Per quanto riguarda il modulo S-3-I "Rapporto di studio", non sarà più usato per fare rapporto di studio biblico ma continuerà invece a essere impiegato per registrare settimanalmente i presenti alle adunanze. ... Per quel che concerne il modulo S-8-I "Note di casa in casa", si potrà continuare a usarlo ma solo facendone un uso personale. I1 proclamatore potrà continuare a scrivervi il nome e l'indirizzo delle persone che intende rivisitare o di coloro che sono assenti, ma tali note non potranno essere date ad altri. Questo significa che per quanto riguarda gli assenti o le persone da rivisitare, colui che ne prenderà nota dovrà ritornare lui stesso sul territorio a visitare tali persone occupandosene personalmente. D'altra parte se un proclamatore ripercorre una seconda volta lo stesso territorio utilizzando i suoi appunti personali, questo non viola lo spirito della legge.
Da quanto ci risulta, nel passato alcune congregazioni di lingua straniera e L.I.S. hanno preso l'iniziativa di rivolgersi a enti e a uffici comunali, prima dell'entrata in vigore della legge 675/96, per procurarsi gli indirizzi di persone appartenenti al gruppo linguistico da loro curato. Alla luce di questa nuova legge, non è più possibile utilizzare questi elenchi, trattandosi di dati sensibili. Pertanto se ancora non lo aveste fatto dovreste adeguarvi a questa nuova situazione. Lo stesso principio si applica anche ai nominativi di persone che parlano una lingua straniera che si trovano di solito allegati alla cartina del territorio che viene consegnata al proclamatore. L'unica eccezione a questo principio generale riguarda i casi menzionati nella "Risposta a domande" del Ministero del Regno del gennaio 1994, a pagina 7.
Per quanto riguarda tutti coloro che mostrano interesse o che sono disposti a essere rivisitati ma che non abitano nel territorio e di cui quindi è necessario fornire l'indirizzo a qualcun altro, allegato a questa lettera troverete una copia del nuovo modulo S-43-I "Rivisitare" datato 8/98. Questo modulo sostituisce il precedente S-43-I come pure il modulo S-70a-I "Visita a persona di lingua straniera", che quindi non dovrà più essere usato. Vi invitiamo pertanto a distruggere le copie residue che potrebbero essere presso la congregazione. Come noterete questo modulo ha uno spazio riservato alla firma della persona che acconsente ad essere rivisitata e dovrebbe quindi essere firmato dalla persona che accetta di essere rivisitata da qualcuno. Questo richiederà da parte dei proclamatori un certo spirito di iniziativa e tatto, ma in questo modo sarà possibile coltivare l'interesse suscitato. ... Sarebbe bene che ogni proclamatore avesse sempre con sé almeno una copia del modulo S-43-I. Se ne fosse sprovvisto al momento in cui dà testimonianza a una persona che non abita nel territorio, potrebbe sempre compilare un semplice foglio di carta con le informazioni per reperire la persona e farlo quindi firmare alla persona stessa.
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3 marzo 2000

Cari fratelli,
L'apostolo Paolo in Romani 12:10 scrisse: "Nel mostrare onore gli uni agli altri prevenitevi". Questo, come ha spiegato La Torre di Guardia del l° agosto 1999 a pagina 16, significa che dobbiamo rispettare la dignità altrui. Per non offendere la dignità individuale occorre, tra l'altro, prestare attenzione a un particolare aspetto, quello di rispettare la privacy dei componenti delle congregazioni mantenendo riservati i dati che voi anziani detenete negli archivi della congregazione. Già con precedenti circolari del l° giugno 1978 e del l° maggio 1989 scrivemmo agli anziani di tenere le registrazioni delle congregazioni in luogo sicuro per assicurarne la riservatezza. Infine, la circolare dell'11 dicembre 1997, nel confermare tale disposizione, ha ribadito che "tutti gli archivi e le registrazioni della congregazione dovrebbero essere tenuti sotto chiave in un luogo sicuro . . . in modo che nessuna persona non autorizzata possa accedervi".
Ciò è doveroso tenuto anche conto della legge n. 675/1996 sulla privacy, cioè sulla riservatezza dei dati personali, che tutela l'individuo dal trattamento scorretto di dati e notizie che lo riguardano. Tale legge prevede una particolare tutela per i dati cosiddetti 'sensibili' tra i quali rientrano quelli 'idonei a rivelare le convinzioni religiose, l'adesione ad associazioni od organizzazioni religiose, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale', permettendo il trattamento di questi dati solo se si seguono particolari disposizioni che, come sopra specificato, state già fondamentalmente osservando.
La normativa in questione prevede per la gestione dei dati tre figure chiave: il Titolare, il Responsabile e l'Incaricato del trattamento. Il Titolare è la Congregazione Cristiana dei Testimoni di Geova. Il Responsabile deve essere designato dal Titolare e a lui è affidato il compito di sovrintendere all'osservanza delle disposizioni relative alla tutela della privacy. ... La terza figura, che vi riguarda direttamente, è quella dell'Incaricato del trattamento. Per il suo specifico compito, il segretario in carica del locale corpo di anziani assumerà questa funzione, poiché a lui è demandata già la conservazione delle registrazioni e dei documenti che possono contenere alcuni dati sensibili. L'Incaricato, cioè il segretario, opererà attenendosi alle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile, cioè dalla Congregazione Centrale e dal responsabile del Reparto Servizio, per quanto attiene la riservatezza dei dati conservati.
In base alle vigenti disposizioni, i segretari dovranno trattare i dati personali e sensibili:

l. In modo lecito e secondo correttezza;
2. Raccogliendoli al fine di registrarli o conservarli in un archivio cartaceo per gli scopi di natura esclusivamente confessionale specificati nello statuto della Congregazione Cristiana dei Testimoni di Geova e nel libro Organizzati per compiere il nostro ministero, che contiene l'ordinamento confessionale;
3. Verificando, ove possibile, che siano esatti e, se necessario, aggiornandoli;
4. Verificando inoltre che non eccedano le finalità per le quali sono stati raccolti e limitandosi a detenere soltanto i dati indicati dalla Congregazione Centrale;
5. Conservandoli secondo le misure di sicurezza previste dalle vigenti disposizioni di legge e in armonia con quelle già impartite dalla Congregazione Centrale. Particolare cura dovrà essere prestata per la conservazione delle cartoline S-79b I, dei moduli S 77 I e delle cartoline S 21 I.

Ribadiamo inoltre la disposizione di tenere tutti gli archivi e le registrazioni della congregazione sotto chiave in luogo sicuro, in modo che nessuna persona non autorizzata possa prendere visione dei dati personali riguardanti i componenti della congregazione. Questa disposizione è anche inclusa nelle modalità previste dalla legge per la conservazione dei dati.
In caso di assenza, anche temporanea, il segretario sarà sostituito in questo compito da un altro anziano designato dal locale corpo degli anziani.
Nessun dato potrà essere comunicato a terzi o diffuso senza la preventiva e specifica autorizzazione della Congregazione Centrale o del Responsabile del Reparto Servizio, i quali comunque si attengono, in materia di comunicazione e diffusione di dati, alle vigenti disposizioni. Ovviamente, non sono considerati terzi, e quindi possono accedere ai dati, gli anziani della congregazione e i sorveglianti viaggianti quando visitano la congregazione, essendo essi, in quella settimana, anziani presso la stessa congregazione.
Con la presente comunicazione nominiamo pertanto il segretario in carica della vostra congregazione, il cui nominativo è indicato all'inizio della lettera, quale Incaricato del trattamento dei dati personali.
Nel caso che nell'incarico di segretario della congregazione intervengano delle variazioni e venga nominato dalla Congregazione Centrale un nuovo segretario, questi fungerà da nuovo Incaricato del trattamento dei dati. Ogni volta che verrà nominato un nuovo segretario, egli dovrà leggere subito questa comunicazione per conoscere accuratamente le disposizioni sulla riservatezza dei dati personali, nonché quelle attinenti al suo specifico incarico in materia.
La presente lettera dovrà essere conservata permanentemente nell'archivio affinché nel futuro possiate eventualmente trasmettere a un nuovo segretario le necessarie istruzioni concernenti le sue funzioni di Incaricato del trattamento dei dati. Siamo certi che presterete la debita attenzione alle suddette istruzioni affinché anche in materia di conservazione dei dati possano essere seguite le disposizioni di legge vigenti.
Preghiamo Geova affinché vi conceda il suo spirito al fine di adempiere le molteplici responsabilità di pastori del gregge di Dio. 1 Pietro 5:2, 3.
Restiamo a vostra disposizione per qualsiasi chiarimento. Uniti a voi nel prezioso sacro servizio che ci consente di manifestare lealtà e integrità a Geova, vi inviamo affettuosi e fraterni saluti.